Polityka Prywatności Own-It.pl

Data ostatniej aktualizacji: 1 stycznia 2025
 

§ 1. Administrator Danych Osobowych

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest firma Own-it Sp. z o.o., NIP: [numer], REGON: [numer], z siedzibą w Warszawie, ul. [adres] (dalej: "Administrator").

2. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

   • Email: info@own-it.pl

   • Adres korespondencyjny: [adres]

3. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że dane są przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami.
    

§ 2. Podstawy Prawne Przetwarzania Danych

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie:

1. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą

2. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem

3. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze

4. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora

5. Art. 9 ust. 2 lit. a RODO - wyraźna zgoda na przetwarzanie szczególnych kategorii danych (dane o zdrowiu)
    

§ 3. Cele i Podstawy Przetwarzania Danych

3.1. Świadczenie Usług Psychologicznych i Terapeutycznych

Cel: Realizacja grup wsparcia, programu Own-It, konsultacji psychologicznych
Podstawa prawna: Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu (art. 9 ust. 2 lit. a RODO)
Okres przechowywania: 5 lat od zakończenia świadczenia usług (obowiązek wynikający z ustawy o prawach pacjenta)

3.2. Rekrutacja do Programów

Cel: Przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego i kwalifikacji
Podstawa prawna: Działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Okres przechowywania: 1 rok od zakończenia rekrutacji

3.3. Udział w Badaniach Naukowych

Cel: Realizacja projektów badawczych we współpracy z European Mental Health Foundation
Podstawa prawna: Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO)
Okres przechowywania: Zgodnie z protokołem badawczym, nie krócej niż 10 lat

3.4. Rozliczenia Finansowe

Cel: Wystawianie faktur, prowadzenie rozliczeń
Podstawa prawna: Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
Okres przechowywania: 5 lat od końca roku podatkowego

3.5. Marketing Bezpośredni

Cel: Przesyłanie informacji o nowych programach i usługach
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
Okres przechowywania: Do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody

3.6. Obsługa Korespondencji

Cel: Odpowiadanie na pytania i zapytania
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Okres przechowywania: 2 lata od ostatniego kontaktu
 

§ 4. Kategorie Przetwarzanych Danych

4.1. Dane Podstawowe:

• Imię i nazwisko

• Adres email

• Numer telefonu

• Adres zamieszkania

• Data urodzenia

• PESEL (w przypadku wystawiania faktur)

4.2. Dane Szczególnej Kategorii (za wyraźną zgodą):

• Informacje o stanie zdrowia psychicznego

• Historia terapii

• Informacje o przeżytych stratach i traumach

• Dane dotyczące życia rodzinnego

• Informacje o uzależnieniach (jeśli dotyczy)

4.3. Dane z Badań Naukowych:

• Wyniki testów psychologicznych

• Dane z kwestionariuszy badawczych

• Nagrania audio (za zgodą)

• Notatki z wywiadów

4.4. Dane Techniczne:

• Adres IP

• Typ przeglądarki

• System operacyjny

• Pliki cookies (szczegóły w Polityce Cookies)
   

§ 5. Odbiorcy Danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane:

1. Podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie Administratora:

   • Dostawcy usług IT i hostingu

   • Biuro rachunkowe

   • Kancelaria prawna

   • Podwykonawcy usług psychologicznych

2. Współadministratorom:

   • European Mental Health Foundation (w przypadku udziału w badaniach)

3. Organom uprawnionym:

   • Sądy i organy ścigania (na podstawie przepisów prawa)

   • Urząd Skarbowy

   • NFZ (w uzasadnionych przypadkach)

4. Podmiotom trzecim:

   • Firmy kurierskie i pocztowe

   • Dostawcy systemów płatności online

   • Ubezpieczyciele (w przypadku ubezpieczenia OC)
      

§ 6. Przekazywanie Danych do Państw Trzecich

1. Co do zasady dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

2. W przypadku korzystania z narzędzi Google lub Microsoft, dane mogą być przekazywane do USA na podstawie Standardowych Klauzul Umownych.

3. W ramach współpracy badawczej z European Mental Health Foundation dane mogą być przekazywane do Indii (University of Technology, Jaipur) wyłącznie za wyraźną zgodą uczestnika badań.
    

§ 7. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

7.1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Mają Państwo prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Państwa dane oraz otrzymać ich kopię.

7.2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)

Mogą Państwo żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

7.3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

Mogą Państwo żądać usunięcia danych, gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania

• cofnęli Państwo zgodę

• wnieśli Państwo sprzeciw

• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem

7.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

W określonych przypadkach mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania danych.

7.5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Mają Państwo prawo otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie oraz przesłać je innemu administratorowi.

7.6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

7.7. Prawo do cofnięcia zgody

W każdej chwili mogą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

7.8. Prawo do skargi

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
 

§ 8. Bezpieczeństwo Danych

Administrator stosuje następujące środki bezpieczeństwa:

8.1. Środki Techniczne:

• Szyfrowanie SSL na stronie internetowej

• Szyfrowane połączenia email

• Regularne kopie zapasowe

• Systemy antywirusowe i firewall

• Kontrola dostępu do systemów

8.2. Środki Organizacyjne:

• Szkolenia personelu z zakresu ochrony danych

• Procedury zarządzania incydentami

• Umowy o poufności z pracownikami

• Ograniczony dostęp do danych na zasadzie "need to know"

• Pseudonimizacja danych w badaniach naukowych

8.3. Środki Fizyczne:

• Zamykane szafy na dokumentację papierową

• Kontrola dostępu do pomieszczeń

• Niszczarka dokumentów
   

§ 9. Profilowanie i Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji

1. Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywołuje skutki prawne lub istotnie wpływa na Państwa sytuację.

2. W ramach badań naukowych mogą być stosowane analizy statystyczne, ale zawsze z zachowaniem anonimowości.
    

§ 10. Informacje o Plikach Cookies

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies zgodnie z Polityką Cookies.

2. Podstawowe rodzaje cookies:

   • Niezbędne - wymagane do działania serwisu

   • Analityczne - do analizy ruchu na stronie

   • Marketingowe - do personalizacji reklam (za zgodą)

3. Szczegółowe informacje dostępne są w Polityce Cookies.
    

§ 11. Dane Nieletnich

1. Usługi Administratora nie są kierowane do osób poniżej 18 roku życia.

2. W przypadku udziału nieletnich w badaniach naukowych wymagana jest zgoda rodziców/opiekunów prawnych.

3. Dane nieletnich przetwarzane są ze szczególną starannością i tylko w niezbędnym zakresie.
    

§ 12. Okres Przechowywania Danych

1. Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania.

2. Szczegółowe okresy:

   • Dokumentacja medyczna/psychologiczna: 20 lat

   • Dokumentacja księgowa: 5 lat

   • Dane marketingowe: do wycofania zgody

   • Dane z badań: zgodnie z protokołem badawczym

   • Korespondencja: 2 lata

3. Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane.
    

§ 13. Obowiązek Podania Danych

1. Podanie danych w zakresie:

   • Imienia, nazwiska, kontaktu - jest warunkiem zawarcia umowy

   • Danych o zdrowiu - jest dobrowolne, ale niezbędne do świadczenia usług psychologicznych

   • Danych do badań - jest całkowicie dobrowolne

2. Niepodanie danych obowiązkowych uniemożliwia zawarcie umowy i świadczenie usług.
    

§ 14. Zmiany w Polityce Prywatności

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności.

2. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez:

   • Komunikat na stronie internetowej

   • Wiadomość email (jeśli posiadamy Państwa adres)

3. Zmiany wchodzą w życie od daty publikacji, chyba że wskazano inaczej.
    

§ 15. Postanowienia Końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy:

   • Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)

   • Ustawy o ochronie danych osobowych

   • Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną

   • Ustawy o prawach pacjenta

2. Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 roku.
    

Kontakt w sprawach ochrony danych:
📧 Email: info@own-it.pl
 

Dokument sporządzony zgodnie z wymogami RODO oraz polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.